אהלן לכל מי שמרגיש את הריח המשכר של עצמאות באוויר! בין אם אתם רק מתחילים את דרככם בעולם העסקים הקטנים, או שכבר צללתם פנימה ואתם מחפשים קצת סדר בבלאגן, יש רגע אחד מכונן שכל עצמאי ובעל עסק קטן מכיר: הרגע שבו צריך להוציא חשבונית. נכון, זה לא נשמע סקסי כמו השקת מוצר חדש או סגירת עסקת ענק, אבל תאמינו לי, הבנה נכונה של התהליך הזה היא הבסיס לכלכלת עסק בריאה ונטולת כאבי ראש. וכן, אנחנו נדבר על זה בכיף, בלי לצאת יבשים ובלי להתחבא מאחורי ז'רגון משפטי. אנחנו הולכים לפרק את המיתוסים, להבהיר את הכללים ולצחוק קצת על הבירוקרטיה, כדי שתוכלו להוציא חשבונית כמו אלופים, להרגיש שאתם שולטים במשחק ולא שהמשחק שולט בכם. המאמר הזה הוא המדריך המקיף שלכם, כזה שיגרום לכם להרגיש שאתם ממש, אבל ממש, יודעים מה אתם עושים. אז תתכוננו, כי עוד רגע תהפכו למאסטרים בהוצאת חשבוניות, ותרגישו שהגעתם לחוף מבטחים פיננסי!
החשבונית הראשונה שלך: לא מדע טילים, אלא קסם פיננסי שחייבים להכיר!
אז מהי בעצם חשבונית? ובכן, במובן הכי בסיסי שלה, חשבונית היא הדרך שלכם להגיד "עבדתי בשבילך, תשלם לי עכשיו!". אבל היא הרבה יותר מזה. היא מסמך משפטי ופיננסי שמפרט את השירות או המוצר שסיפקתם, את המחיר שלו, את התאריך, ובעיקר – היא הבסיס לתיעוד ההכנסות שלכם מול רשויות המס. בלעדיה? ובכן, בואו נגיד שלא תרצו לדעת מה קורה בלעדיה. היא כמו הדרכון של העסק שלכם לעולם הלגיטימיות הפיננסית.
חשבונית מס היא גם הדרך שבה עסק שמשלם מע"מ יכול לקזז את המע"מ ששילם לכם. קצת מסובך? לא לדאוג, זה רק נשמע. בפועל, אתם מוציאים חשבונית, המקבל משלם לכם, וכולם מרוצים (בעיקר אתם, שמקבלים כסף). אבל רגע, מי בכלל צריך להוציא את הפלא הזה?
למידע נוסף ורכישה באתר של ספרי ניב »
מיהם הקוסמים שמוציאים חשבוניות? מי אתם בכלל?
בעולם העצמאים בישראל, יש כמה סוגים של קוסמים פיננסיים, וכל אחד מהם פועל לפי כללים מעט שונים. האם אתם עוסק פטור, עוסק מורשה, או אולי חברה בע"מ? לכל אחד מהם יש דרישות שונות כשזה מגיע לחשבוניות. וכן, אפילו איך להרוויח כסף בגיל 14 יכול להוביל בסופו של דבר להוצאת חשבוניות!
- עוסק פטור: זה אתם אם מחזור העסקאות השנתי שלכם נמוך מרף מסוים (שמשתנה מדי פעם, בדקו אצל רואה החשבון שלכם!). אתם לא גובים מע"מ מלקוחותיכם ולא מקזזים מע"מ על הוצאותיכם. כשאתם מסיימים עבודה, אתם מוציאים "חשבונית עסקה" ואחריה "קבלה" כשהתשלום מתקבל. כן, שני מסמכים! זו הדרך להראות שקיבלתם כסף, מבלי לטפל במע"מ. פשוט, נקי, קליל.
- עוסק מורשה: אם עברתם את רף הפטור (או שבחרתם להיות כאלה מראש, כי אתם פשוט אוהבים בירוקרטיה – או כי זה משתלם לכם), אתם עוסק מורשה. אתם גובים מע"מ על כל עסקה, ומקזזים מע"מ על ההוצאות שלכם. כאן הסיפור פשוט יותר – מוציאים "חשבונית מס קבלה" במעמד קבלת התשלום, או "חשבונית מס" אם אתם מוציאים אותה לפני קבלת התשלום, ואז "קבלה" כשהכסף מגיע. הבנתם? המסמך הראשי כאן הוא ה"חשבונית מס". הוא זה שמאפשר גם לכם וגם ללקוחותיכם (אם הם עוסקים מורשים בעצמם) לשחק עם המע"מ.
- חברה בע"מ: חברות בע"מ תמיד נחשבות "עוסק מורשה" לעניין מע"מ, והן מוציאות "חשבונית מס קבלה" או "חשבונית מס" בדומה לעוסק מורשה. כאן כבר מדובר על מפלצת בירוקרטית קצת יותר גדולה, אבל העיקרון נשאר דומה.
זה לא משנה אם אתם עסק קטן שמציע שירותי ייעוץ, סטודיו לגרפיקה, או מפתחים אפליקציות – ברגע שאתם עובדים, אתם חייבים לתעד את ההכנסות שלכם. וכן, זה גם רלוונטי אם אתם רוצים לדעת איך לחסוך כסף כל חודש – כי אם לא תדעו כמה אתם מכניסים, איך תחסכו?
השלב הראשון: לפני שבכלל חושבים על חשבונית – מה צריך לסדר?
רגע לפני שאתם מתלהבים ומתחילים להדפיס חשבוניות (או להקליד אותן), יש כמה דברים בסיסיים שחייבים לסגור. זה כמו להכין את הקרקע לפני ששותלים עץ – בלעדיה, שום דבר לא יצמח יפה.
- הסידור המייגע (אבל הכרחי) מול הרשויות
ברגע שהחלטתם שאתם עצמאים, אתם צריכים לפתוח תיקים ברשויות: מע"מ, מס הכנסה, וביטוח לאומי. כן, זה פחות כיף מטיול בחו"ל, אבל זה חובה. בלי זה, אתם פשוט לא קיימים מבחינה עסקית, וכל חשבונית שתוציאו תהיה סתם פיסת נייר (ולא חוקית). אתם יכולים לעשות זאת לבד, אבל מומלץ בחום לקחת רואה חשבון או יועץ מס שיעשה זאת עבורכם. הם יודעים בדיוק מה למלא, איפה לחתום, והכי חשוב – יחסכו לכם שעות של ריצות בין משרדים ועצבים מרוטים. תחשבו על זה כהשקעה קטנה בבריאות הנפשית שלכם. אגב, אם יש לכם סכומים משמעותיים פנויים, אולי תרצו לבדוק גם איפה להשקיע 100 אלף דולר, אבל זה כבר נושא אחר לגמרי!
- האם אתם מחוברים לעולם הדיגיטלי? תוכנת הנהלת חשבונות
הימים שבהם ניהלנו פנקסי חשבוניות מנייר עברו מן העולם (כמעט). היום, הדרך המקצועית, הנוחה והכי פחות מסורבלת היא להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מקוונת. תוכנות כאלה מאפשרות לכם להוציא חשבוניות קבלה, חשבוניות עסקה, קבלות בלבד, הצעות מחיר, ועוד, והכל בלחיצת כפתור. הן גם שומרות עליכם מטעויות (למשל, מספר חשבונית כפול) ומאפשרות לכם לשלוח את המסמכים ישירות ללקוחות במייל. חלקן אפילו מסתנכרנות עם חשבון הבנק שלכם ועם רואה החשבון. זה לא פינוק, זו חובה! יש המון אפשרויות בשוק, חלקן חינמיות לשנה הראשונה או למספר מסמכים מצומצם. שווה לבדוק!
"אז איך זה קורה בפועל, בום? ספרו לי!" – תכל'ס, איך מוציאים חשבונית?
אחרי שפתחתם תיקים ובחרתם תוכנה, אתם מוכנים לדבר האמיתי. התהליך עצמו די פשוט, ומהר מאוד הוא יהפוך לטבע שני עבורכם. הנה איך זה עובד:
- פרטי הלקוח: מי המאושר שישלם לכם? שם מלא, מספר ח.פ./ת.ז., כתובת. כל הפרטים הרלוונטיים כדי לזהות את הלקוח.
- פרטי העסק שלכם: השם שלכם או שם העסק, מספר עוסק מורשה/פטור, כתובת, טלפון. שיהיה ברור מי אתם ואיך יוצרים איתכם קשר.
- תאריך הוצאת המסמך: תאריך היום. פשוט, לא?
- תיאור השירות/מוצר: כאן אתם מפרטים מה עשיתם או מה מכרתם. ככל שתהיו ספציפיים יותר, כך ייטב. "שירותי ייעוץ אסטרטגי לפרויקט X", "פיתוח אתר אינטרנט", "עיצוב לוגו".
- כמות ומחיר ליחידה: כמה יחידות סיפקתם (למשל, 10 שעות עבודה), ומה המחיר ליחידה.
- סכום לתשלום: הסכום הכולל לפני מע"מ (אם רלוונטי), המע"מ, והסכום הסופי לתשלום. הכל יחושב אוטומטית בתוכנה.
- תנאי תשלום: שוטף+30, מזומן, אשראי, העברה בנקאית. כאן אתם קובעים את הכללים. ואם כבר מדברים על תשלומים, אולי תרצו לדעת כמה כסף אפשר להעביר בפייבוקס ללקוחות או מספקים?
זהו! לחצתם על כפתור ה"הוצא חשבונית", והנה היא מולכם. עכשיו כל מה שנותר הוא לשלוח אותה ללקוח ולחכות לכסף. ואז, כשיש לכם כסף, תוכלו לחשוב על השוואת ריביות על פקדונות או על איפה להשקיע 200 אלף שקל.
טעויות קטנות, כאבי ראש גדולים: מה לא לעשות? (אל תחייכו, זה קורה לטובים ביותר)
אפילו המאסטרים הגדולים ביותר עושים טעויות. אבל אנחנו כאן כדי שתלמדו מהטעויות של אחרים, ולא משלכם. וכן, אנחנו נהיה קצת ציניים, כי מה לעשות, הבירוקרטיה מצחיקה לפעמים.
- מספר חשבונית כפול: אל תעזו! כל חשבונית חייבת להיות עם מספר ייחודי ורציף. תוכנות הנהלת חשבונות מונעות את זה, אבל אם אתם עדיין עם פנקס נייר (מה הסיכוי?), תהיו סופר זהירים. זה כמו לחתום על צ'ק בלי לכתוב את הסכום – אסון!
- איחור בהוצאת חשבונית: הלקוח שילם לכם לפני שבוע ואתם עדיין לא הוצאתם חשבונית/קבלה? לא טוב. יש לכם פרק זמן מוגבל להוציא את המסמך מרגע קבלת התשלום (לרוב, יום עסקים אחד). אל תשחקו עם זה.
- שכחתם מע"מ (או הוספתם בטעות): אם אתם עוסק פטור, אסור לכם לגבות מע"מ. אם אתם עוסק מורשה, אתם חייבים לגבות. בלגן עם מע"מ זה סיפור שהרשויות ממש לא אוהבות. בדיוק בגלל זה צריך רואה חשבון או תוכנה.
- פרטים שגויים: לקוח שקיבל חשבונית עם טעות בשמו, בכתובת או בסכום, יחזיר לכם אותה. זה סתם מעכב את התשלום ונותן רושם לא מקצועי. תבדקו פעמיים, תחשבו פעם שלישית.
- אין תיעוד: לא לשמור עותקים של החשבוניות (דיגיטליות או פיזיות)? אתם מזמינים צרות. הכל חייב להיות מתועד ונגיש.
זוכרים את החופש הכלכלי שחלמתם עליו כשלמדתם איפה לפתוח חשבון בנק לבני נוער? ובכן, הוא מתחיל כאן, עם ניהול פיננסי נכון וחשבוניות מסודרות.
4 טיפים לניהול חשבוניות חכם ויעיל (כי אתם לא רוצים לבזבז זמן על שטויות)
בואו נדבר תכל'ס. הזמן שלכם יקר. אתם רוצים להתמקד בעשייה, ביצירה, בלהביא ערך ללקוחות שלכם. לא בלהתעסק עם חשבוניות. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להפוך את התהליך לכמעט בלתי מורגש:
- הגדירו תהליך קבוע: בסוף כל פרויקט? פעם בשבוע? פעם בחודש? קבעו לעצמכם מתי אתם מקדישים זמן להוצאת חשבוניות ודבקו בזה. עקביות היא המפתח.
- השתמשו בתוכנה חכמה: כבר אמרנו, אבל נדגיש שוב. תוכנה טובה תזכור את הלקוחות שלכם, תציע לכם תיאורים קבועים, ותחסוך לכם המון זמן הקלדה. חלק מהתוכנות מציעות גם אפשרויות לכרטיס אשראי חוץ בנקאי או כלים אחרים שימושיים לעסק.
- הסתנכרנו עם רואה החשבון: רוב התוכנות מאפשרות לרואה החשבון שלכם לגשת ישירות לנתונים. זה חוסך לכם את הצורך לשלוח לו דוחות מדי חודש, וחוסך לו זמן (שמתורגם לחשבון קטן יותר עבורכם). ווין-ווין!
- עקבו אחרי תשלומים: תוכנות הנהלת חשבונות רבות מאפשרות לכם לראות אילו חשבוניות שולמו ואילו עדיין פתוחות. זה קריטי למעקב אחרי תזרים המזומנים שלכם. אל תחכו שהלקוחות יזכירו לכם שהם לא שילמו!
שאלות ותשובות שיעשו לכם סדר (כי אין שאלה טיפשית, רק תשובות חכמות)
ש: האם אני חייב להוציא חשבונית גם אם אני מקבל מזומן?
ת: בהחלט! צורת התשלום אינה משנה את חובת הדיווח והוצאת המסמך החוקי. מזומן, העברה בנקאית, צ'ק, ביטקוין – על הכל מוציאים חשבונית/קבלה. אם אתם מעוניינים להבין איך לקנות ביטקוין בכרטיס אשראי, זה כבר סיפור אחר, אבל גם על זה צריך חשבונית כשאתם מוכרים שירות.
ש: מה קורה אם טעיתי בחשבונית שכבר שלחתי?
ת: אתם לא יכולים למחוק חשבונית שכבר הופקה. הפתרון הוא להוציא "חשבונית זיכוי" שתבטל את החשבונית המקורית, ואז להוציא חשבונית חדשה ומתוקנת. זה מראה שאתם רציניים.
ש: האם חייבים לכתוב את כל הפרטים של הלקוח, גם אם הוא לקוח פרטי?
ת: כן. שם מלא ומספר תעודת זהות (או דרכון לתיירים) הם חובה. בלי זה, המסמך לא תקין.
ש: כמה זמן אני צריך לשמור את החשבוניות שלי?
ת: החוק דורש לשמור מסמכים חשבונאיים שבע שנים מתום שנת המס שאליה הם מתייחסים. אבל מי מאיתנו שומר דברים כ"כ הרבה זמן? עדיף לשמור עותקים דיגיטליים לנצח, או לפחות כל עוד העסק קיים, וגם קצת אחרי. רואה החשבון שלכם הוא החבר הכי טוב כאן.
ש: האם אפשר להוציא חשבונית באופן ידני (בכתב יד)?
ת: טכנית כן, אם אתם עוסק פטור, אתם יכולים להוציא קבלה ידנית מפנקס ממוספר. עוסק מורשה חייב להוציא חשבונית מס רק מתוכנה מאושרת. אבל בינינו, למה לכם? עולם הדיגיטל כל כך נוח!
ש: אני לא יודע מה רף העוסק הפטור. איפה בודקים?
ת: רף העוסק הפטור מתעדכן מדי שנה. אתם יכולים לבדוק באתר רשות המיסים, או פשוט לשאול את רואה החשבון שלכם. הוא יודע הכל, תאמינו לי.
ש: האם צריך להבדיל בין חשבונית ללקוח ישראלי ללקוח בחו"ל?
ת: בהחלט! עבור לקוחות בחו"ל, לרוב לא גובים מע"מ ישראלי (אבל ייתכן שתחול עליהם מערכת מיסים אחרת במדינתם). החשבונית צריכה להיות מתורגמת לאנגלית (או השפה המקומית) וחשוב לציין עליה שהיא פטורה ממע"מ לפי סעיף X לחוק מע"מ. מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון לגבי כל מקרה ספציפי כדי להימנע מטעויות יקרות. זה משהו שמשקיעים בהשקעה בנדל"ן בחו"ל חייבים להכיר גם כן.
לסיכום: החשבונית – החברה הטובה ביותר של העסק הקטן שלכם!
אז כן, הוצאת חשבונית אולי לא תמיד נראית כמו הדבר המרגש ביותר בעולם העסקים. אבל היא כל כך קריטית, כל כך בסיסית, וכל כך הכרחית, שהתעלמות ממנה היא פשוט מתכון לאסון פיננסי. תחשבו עליה כעל הידידה הכי טובה שלכם בעולם הפיננסי: היא תעזור לכם לעקוב אחרי הכסף שלכם, תגן עליכם מפני רשויות המס, ותיתן לכם שקט נפשי. והאמת? ככל שתהיו יותר מסודרים עם החשבוניות, כך תוכלו להתמקד יותר במה שאתם באמת טובים בו – להצליח בעסק שלכם. אז צאו לדרך, הוציאו חשבוניות כמו מקצוענים, ותיהנו מהדרך המופלאה של הישראלים שמגשימים חלומות ומצליחים בגדול!
דניאל באנקו הוא המייסד של אתר Banku, פלטפורמה מקצועית בתחום הפיננסים. בעל ניסיון עשיר עם השקעות בשוק ההון, נדל"ן בארץ ובחו"ל וגם כלכלי אישי. דניאל מקדם ידע פיננסי בגובה העיניים ומסייע לאלפי משפחות לקבל החלטות חכמות ובטוחות. האתר משלב כלים מעשיים, מדריכים ועדכונים מהשטח.